Wir freuen uns, mit der incantis GmbH ein neues Mitglied im Medical Valley Netzwerk begrüßen zu dürfen!
Bei incantis finden Unternehmen aus der Medizinprodukte- und Pharmaindustrie einen zuverlässigen Partner für Qualitätsmanagement und technische Dokumentation. Seit 2009 unterstützt das erfahrene Team aus Expert:innen seine Kund:innen dabei, regulatorische Anforderungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig stabile, praxisnahe Prozesse zu etablieren.
Was das Unternehmen antreibt, wo typische Herausforderungen liegen und wie incantis insbesondere Start-ups unterstützt, verrät Geschäftsführerin Julia Wolfrat im Interview.
In welchen Bereichen ist die incantis GmbH aktiv, und welche Serviceleistungen werden angeboten?
Die incantis GmbH ist spezialisiert auf Beratung und operative Unterstützung im Qualitätsmanagement sowie in Regulatory Affairs – vor allem im Bereich Medizinprodukte, aber auch für Zulieferer:innen und technologiegetriebene Unternehmen anderer Branchen. Unser Leistungsspektrum reicht vom vollständigen Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems bis hin zur punktuellen Unterstützung bei Prozessoptimierungen oder dem Schließen konkreter Lücken. Wir verstehen uns als Partner:innen auf Augenhöhe und bieten individuelle, praxisnahe Lösungen.
Was ist die Entstehungsgeschichte von incantis?
Der Grundstein für incantis wurde bereits während meines Medizintechnikstudiums gelegt, als ich als Werkstudentin erste Einblicke in QM-Projekte erhalten habe. Aus diesen ersten Erfahrungen entwickelte sich schnell eine Leidenschaft, und so war ich mehrere Jahre als selbstständige QM-Beraterin tätig. Mit der Zeit wuchs der Wunsch, ein Team aufzubauen – mit gleichgesinnten Menschen, die dieselbe Begeisterung für praxisorientiertes Qualitätsmanagement teilen. Heute besteht incantis aus einem 15-köpfigen Team mit vielfältigem fachlichem Hintergrund. Dadurch können wir unterschiedlichste Themen im Bereich Qualitätsmanagement abdecken – und für nahezu jede Fragestellung die passenden Expert:innen bereitstellen.
Im Arbeitsalltag beraten Sie nicht nur KMU, sondern auch Start-ups. Was gefällt Ihnen an der Zusammenarbeit mit jungen Unternehmen besonders, und welche Herausforderungen gilt es hierbei zu beachten?
Wir arbeiten zwar auch mit größeren Unternehmen, fokussieren uns jedoch bewusst auf Start-ups und kleine bis mittlere Unternehmen. Unser Antrieb ist es, mit unserer Arbeit einen echten Impact zu erzielen – etwa indem wir dazu beitragen, dass innovative Technologien möglichst reibungslos den Markt erreichen können. Gerade in kleineren Strukturen haben wir die Chance, Prozesse von Grund auf mitzugestalten und praxisnah aufzubauen.
Eine der größten Herausforderungen für unsere Kund:innen liegt in der fehlenden Kapazität. Ansprechpartner:innen für QM sind oft schwer zu finden, da die Teams klein und stark eingebunden sind – insbesondere in Entwicklung oder Geschäftsführung. Deshalb haben wir unsere Arbeitsweise so gestaltet, dass wir möglichst wenig Ressourcen in Anspruch nehmen, gleichzeitig aber qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern. Unser Ziel ist es, unseren Kund:innen den Rücken freizuhalten, damit sie sich voll auf ihre Produkte konzentrieren können – mit einem QM-System im Hintergrund, das funktioniert, ohne im Alltag zu stören.
Mit welchen Herausforderungen haben Ihre Kund:innen zu kämpfen?
Für uns ist es besonders wichtig, kleine und mittlere Unternehmen nicht einfach mit einem vorgefertigten Qualitätsmanagementsystem zu überrollen, das zwar formal der Norm entspricht, im Alltag aber keinen echten Mehrwert bringt. Wir erleben häufig eine gewisse Skepsis gegenüber QM – viele befürchten, dass damit zwangsläufig ein hoher bürokratischer Aufwand, endlose Papierdokumentation und zusätzliche Belastungen einhergehen.
Unser Anspruch ist es, diese Vorurteile abzubauen und gemeinsam mit unseren Kund:innen ein System zu entwickeln, das tatsächlich zum Unternehmen passt. Prozesse sollen nicht im Weg stehen, sondern sinnvoll unterstützen – flexibel, verständlich und an die Realität vor Ort angepasst. Unser Beratungsansatz setzt genau da an: Wir nehmen als Grundlage das, was im Unternehmen bereits gut funktioniert, und bauen darauf auf. Vieles, was nötig ist, passiert oft schon – es wurde bisher nur nicht dokumentiert.
Unser operatives Team begleitet die Einführung dieser Prozesse eng und praxisnah. Schritt für Schritt werden die Mitarbeitenden darin angeleitet, ihre täglichen Abläufe im Sinne eines wirksamen QMS zu dokumentieren – ohne dabei den Fokus auf ihre eigentliche Arbeit zu verlieren.
Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit dem Medical Valley-Netzwerk?
Wir schätzen am Medical Valley-Netzwerk vor allem die Mischung aus aktiver Vernetzung, spannenden Veranstaltungen und dem Zugang zu aktuellen, medizinisch-technologischen Themen. Der Austausch auf Augenhöhe sowie die Impulse aus dem Netzwerk bringen uns und unsere Arbeit stetig weiter.
Hier können Sie auch das Interview im Videoformat sehen:
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